Ik heb het er al eerder over gehad op mijn blog en zelfs op
mijn twitteraccount ben ik er heel even over begonnen. Ik kreeg twee weken
terug een klacht van een vader. Ik heb instinctief gehandeld toen hij mij de
eerste e-mail stuurde. Vandaag zet ik ook nog andere mogelijke oplossingen op
een rijtje.
De situatie
De vader van een leerling is het niet helemaal eens met mijn
aanpak. Voor het vergeten van spullen en het niet maken van huiswerk krijgen de
leerlingen een cijfer. Vader zag mijn manier van cijferen liever anders en
stuurde mij een ander voorstel, wat hij me min of meer opdrong.
De hulpvraag
Hoe kan ik (het beste) handelen wanneer ik een semi-boze
e-mail krijg van een ouder van een leerling?
De mogelijke
oplossingen
1. Dit is wat ik ook heb gedaan: stuur de e-mail door naar
de mentor van de leerling en vraag om tips. De mentor kent de leerling én de
ouders beter dan jij, heeft meer ervaring met hen en kan daarom vertellen hoe
je moet handelen. Sowieso is het goed om de mentor in te schakelen, omdat
hij/zij ook wil weten wat er zich achter de schermen afspeelt.
2. Schakel de afdelingsleider in. De afdelingsleider speelt
op onze school een grote rol en is samen met de mentor het belangrijkste
aanspreekpunt voor dit soort dingen. Het is dus belangrijk dat de
afdelingsleider ook wordt ingeschakeld of in ieder geval wordt ingelicht over
de situatie. Vooral bij deze vader is dat
belangrijk, omdat hij graag iedereen erbij roept. Voordat vader naar de
afdelingsleider belt om zijn kant van het verhaal te vertellen, is het ook goed
om je eigen kant van het verhaal toe te lichten aan de afdelingsleider.
3. Reageer rustig en stuur niet te snel een e-mail terug. Na
zijn eerste e-mail op de vraag waar het cijfer vandaan kwam heb ik binnen een
half uur een mailtje teruggestuurd met daarin een uitleg. Vrijwel direct kwam
een bozere e-mail terug. Omdat ik eerst wilde bespreken met de
afdelingsleider/mentor, heb ik daarna twee dagen gewacht met reageren. In die
twee dagen is de vader naar school gekomen om verhaal te halen en zijn zegje te
doen. Beter had ik dus een dag kunnen wachten met terugmailen.
4. Maak een afspraak met vader om alles face to face uit te leggen. Dit werkt beter dan wanneer je dit via
de e-mail doet.
5. Of maak een afspraak met vader én kind. Vooral in deze
situatie zou dat goed zijn, omdat de zoon nogal eens het een en ander
verdraaid. In zo’n gesprek ziet vader ook dat zoon onzorgvuldig is bij het
inpakken van zijn tas en laks is bij het maken van het huiswerk.
Liefs!
Geen opmerkingen:
Een reactie posten