Bellen naar ouders

Als er één ding was waar ik vroeger nachten van wakker lag, dan was het contact maken met de ouders van leerlingen. Via de e-mail vond ik geen probleem, maar het bellen met ouders... Verschrikkelijk!

Bellen is sowieso mijn hobby niet, maar vooral bij ouders van leerlingen gaat het altijd verkeerd. Ik krijg het altijd voor elkaar om door de ander heen te praten, ik vind het lastig om emoties uit een stem af te lezen en ik weet nooit hoe ik een gesprek moet beginnen ("Hallo, met Elseline Snelten. Eh. Oké, laten we beginnen met de cijfers.") of afsluiten (ik presteerde het vandaag om "Heeft u verder nog vragen?" te stellen, terwijl de moeder midden in haar verhaal zat). Gelukkig merk ik dat het steeds wat gemakkelijker gaat. Een goede voorbereiding is het halve werk!

Twee jaar geleden, toen ik voor het eerst tientallen telefoontjes achter elkaar moest plegen, zette ik een openingszin op papier. Zodra er aan de andere kant wordt opgenomen, ben ik vaak zo vak slag, dat een normale zin bijna niet over mijn lippen komt. Nu gaat het allemaal een stuk soepeler, maar wat ik wel doe, is mijn eigen naam bovenaan het blaadje zetten. Sinds ik getrouwd ben gebruik ik een andere achternaam en daar vergis ik me nog regelmatig in.

Voordat ik een telefoongesprek begin, zet ik wat steekwoorden op papier. Wat vind ik van de leerling? Hoe gedraagt de leerling zich in de klas? Waar heeft de leerling moeite mee? Op die manier heb ik altijd wel iets te vertellen, al is dat vaak niet nodig. Ik merk dat ouders héél graag over hun eigen kind praten, dus het enige wat ik als mentor hoef te doen, is meepraten en af en toe aanvullen.

Daarnaast heb altijd de cijferlijst open staan op mijn laptop, zodat ik precies kan zien hoe een leerling ervoor staat. Altijd handig om bij de hand te hebben!

Nog steeds vind ik het niet leuk om te bellen, maar er is één ding wat me dwingt om het toch te doen: de ouders hebben bij de ouderavond allemaal aangegeven welke avond en welk tijdstip voor hen het meest gunstig was, zodat ik zeker wist dat ik gelegen zou bellen. Dat de ouders nu op een telefoontje wachten is voor mij een extra stok achter de deur om het niet steeds voor me uit te schuiven.

Liefs!

De ouderavond, een korte terugblik

Gisteravond was de ouderavond voor de ouders van mijn mentorleerlingen en het eerste dat ik na afloop tegen mezelf zei, was: 'Waar heb ik me druk om gemaakt?'

Ik was op van de zenuwen. De grootste zenuwen waren er voor de eventuele kritische vragen. Ook was ik bang dat ik veel dingen zou vergeten te zeggen en zo kon ik nog vele angsten bedenken. Toen ik eenmaal de grote zaal in liep (we begonnen met een algemeen deel waar alle ouders met een zoon/dochter in klas 2 zich verzamelden), ging het eigenlijk best goed. En toen moesten we per groep naar het lokaal.

De opkomst was redelijk beperkt. Zo'n twintig ouders, dus dat was een fijne grootte. Ik schudde een hoop handjes, ik startte de powerpoint en ik begon met een praatje. De muis en het toetsenbord werkten absoluut niet mee, maar verder liep alles op rolletjes. Er waren wat opmerkingen achteraf over problemen bij andere vakken, maar dat heb ik kunnen doorspelen naar mijn afdelingsleidster. Er waren vragen die ik zelf heb kunnen oplossen en godzijdank waren er ook leuke berichten, van bijvoorbeeld ouders die trots vertellen dat hun zoon/dochter het enorm naar zijn/haar zin heeft. Dat is om blij van te worden!

Na de ouderavond volgde een korte evaluatie met de afdelingsleiders van de tweede klassen. Ik heb de opmerkingen kunnen doorspelen en zij zouden het vanaf hier regelen. Met een fijn gevoel liep ik het gebouw uit. Maar serieus: waar heb ik me druk om gemaakt?

Liefs!

Telefoongesprekken met ouders

Gisteren maakte ik mijn weekplanning. Ik was al enorm gestrest, omdat ik deze week drie avonden op mijn werk ben. Maar toen ik alle verplichte telefoontjes aan de ouders van mijn mentorleerlingen ging inplannen, was ik helemaal van slag.

Wij hebben sinds kort de regel dat de mentor alle ouders van de mentorleerlingen belt voor het eerste rapport. Er zijn twee weken ingeroosterd en in die weken moet je alle ouders bellen. Vandaag is de eerste week aangebroken en omdat ik al zo'n drukke week heb, besloot ik alle telefoontjes voor vandaag en morgen te plannen.

Het kostte me één pagina uit mijn to do-schrift om alles op te schrijven wat ik vandaag moest doen. Er stonden dertien telefoontjes gepland, maar daarnaast ook nog heel veel andere dingen die gedaan moesten worden. Zo moet ik bijvoorbeeld de ouderavond van woensdag voorbereiden, ik moet verlof aanvragen voor de dag dat ik de sleutel krijg, er moest van alles worden geprint en gekopieerd en ik moest nog bedenken wat ik met de mentorles wilde doen. Druk, druk, druk!

Ik besloot een aantal telefoontjes dan toch maar op te schuiven naar een ander moment, zodat ik iets meer rust had. Maar vanochtend merkte ik dat ik ergens geen rekening mee had gehouden. Wat als de ouders hun telefoon niet opnemen? Van de uiteindelijk negen belletjes heb ik er vier ook echt uitgevoerd. De andere vijf namen de telefoon niet op, waardoor mijn planning enorm in de soep liep. Ik besloot de telefoontjes dan maar 's avonds te plegen, maar ook nu zit ik weer met een dilemma.

Ik wil de ouders niet storen tijdens het eten. Maar van hoe laat tot hoe laat is het avondeten? Ik eet regelmatig om zes uur, maar er zijn zat gezinnen die pas om half acht aan tafel gaan. Of misschien nog later. Ik heb geen idee wat een geschikt tijdstip is om te bellen, dus er zit maar één ding op: ik stel de telefoontjes weer uit. Naar volgende week. Want dat mag ook.

Liefs!

Intervisie: Klacht van een vader (#11)

Ik heb het er al eerder over gehad op mijn blog en zelfs op mijn twitteraccount ben ik er heel even over begonnen. Ik kreeg twee weken terug een klacht van een vader. Ik heb instinctief gehandeld toen hij mij de eerste e-mail stuurde. Vandaag zet ik ook nog andere mogelijke oplossingen op een rijtje.

De situatie

De vader van een leerling is het niet helemaal eens met mijn aanpak. Voor het vergeten van spullen en het niet maken van huiswerk krijgen de leerlingen een cijfer. Vader zag mijn manier van cijferen liever anders en stuurde mij een ander voorstel, wat hij me min of meer opdrong.

De hulpvraag

Hoe kan ik (het beste) handelen wanneer ik een semi-boze e-mail krijg van een ouder van een leerling?

De mogelijke oplossingen

1. Dit is wat ik ook heb gedaan: stuur de e-mail door naar de mentor van de leerling en vraag om tips. De mentor kent de leerling én de ouders beter dan jij, heeft meer ervaring met hen en kan daarom vertellen hoe je moet handelen. Sowieso is het goed om de mentor in te schakelen, omdat hij/zij ook wil weten wat er zich achter de schermen afspeelt.

2. Schakel de afdelingsleider in. De afdelingsleider speelt op onze school een grote rol en is samen met de mentor het belangrijkste aanspreekpunt voor dit soort dingen. Het is dus belangrijk dat de afdelingsleider ook wordt ingeschakeld of in ieder geval wordt ingelicht over de situatie. Vooral bij deze vader is dat belangrijk, omdat hij graag iedereen erbij roept. Voordat vader naar de afdelingsleider belt om zijn kant van het verhaal te vertellen, is het ook goed om je eigen kant van het verhaal toe te lichten aan de afdelingsleider.

3. Reageer rustig en stuur niet te snel een e-mail terug. Na zijn eerste e-mail op de vraag waar het cijfer vandaan kwam heb ik binnen een half uur een mailtje teruggestuurd met daarin een uitleg. Vrijwel direct kwam een bozere e-mail terug. Omdat ik eerst wilde bespreken met de afdelingsleider/mentor, heb ik daarna twee dagen gewacht met reageren. In die twee dagen is de vader naar school gekomen om verhaal te halen en zijn zegje te doen. Beter had ik dus een dag kunnen wachten met terugmailen.

4. Maak een afspraak met vader om alles face to face uit te leggen. Dit werkt beter dan wanneer je dit via de e-mail doet.

5. Of maak een afspraak met vader én kind. Vooral in deze situatie zou dat goed zijn, omdat de zoon nogal eens het een en ander verdraaid. In zo’n gesprek ziet vader ook dat zoon onzorgvuldig is bij het inpakken van zijn tas en laks is bij het maken van het huiswerk.

Liefs!

Mijn eerste klacht

Wie mij volgt op Twitter  (@ElselineSnelten) had het al kunnen lezen: ik heb een soort van een klacht gekregen van een vader van een leerling. Soms moet je vervelende dingen positief bekijken. Ik zie het nu dan ook niet als een klacht, maar als een bijzondere ervaring om over te bloggen!

Elke periode geef ik de leerlingen een cijfer voor het meenemen van hun spullen en het maken van hun huiswerk. Aan het begin van de periode staat iedereen op een 10, maar voor elke keer dat ze iets vergeten, gaat er een half punt vanaf. Ik vind het belangrijk dat de leerlingen elke les hun etui in orde hebben en dat ze hun huiswerk maken. Het lijkt streng, dat halve puntje, maar het is zeker effectief. De meeste leerlingen vergeten hooguit vier keer om iets mee te nemen. Dan krijgen ze van mij een 8 en daar maak ik de leerlingen ontzettend blij mee. Het cijfer telt niet zwaar mee (in periode 2 telt het nog geen 10% op hun rapportcijfer), dus heel veel doet zo'n cijfer niet met het gemiddelde. Ik gebruik deze cijfers meer als stimulans dat de leerlingen altijd hun spullen in orde hebben. Je kunt een leerling strafwerk geven als hij/zij één keer een rekenmachine vergeet, maar je kunt dit ook belonen. Eén keer iets vergeten staat bij mij gelijk aan een 9,5 en er zijn maar weinig leerlingen die daar niet blij mee zijn.

Zo'n cijfer doet dus niet heel veel op een gemiddelde, tenzij je een 3 haalt. Nu is het al een hele prestatie om veertien keer iets te vergeten, maar het blijkt dus dat sommige leerlingen echt zo vergeetachtig of slordig zijn. Zoals deze jongen, van wie de vader afgelopen weekend een e-mail stuurde. De e-mail klonk nog enigszins positief als je het vergelijkt met wat hierna komt, maar je kon duidelijk uit de e-mail opmaken dat hij er alles-behalve blij mee was "dat ik zijn zoon een 3 had gegeven". Alsof ik zijn zoon heb beoordeeld op zijn persoonlijkheid. Ik heb in een antwoord terug uitgelegd waarom dit cijfer er staat, maar daar nam vader geen genoegen mee. Ik kreeg een bozere e-mail terug met een hele methode hoe ik beter het cijfer had kunnen bepalen. Hij vond mijn manier namelijk erg streng. Zijn zoon daalde namelijk een tiende punt op zijn gemiddelde. Rampzalig, vond hij.

Ik heb even gewacht met terugmailen, omdat ik eerst wilde overleggen met een collega. Moest ik echt het cijfer herzien, zoals vader had verzocht? Of moet ik me niet van de wijs laten maken en moet ik mijn aanpak, die ik al lange tijd gebruik en waar ik nog nooit commentaar op heb gehad, behouden? Mijn collega was het absoluut met mij eens. 'Hij bepaalt niet hoe jij moet lesgeven. Bovendien is het niet alleen bij jou dat deze jongen zijn spullen niet meeneemt.' Ik was dus klaar om antwoord te geven op de e-mail en had van mijn collega nog wat punten gehoord die ik kon gebruiken.

Om een lang verhaal kort te maken: vader is langs school gekomen om te praten met "iemand met verstand". Hij sprak degene die over kwaliteit van onderwijs gaat, maar ook hier liep vader tegen hetzelfde probleem. Deze man, de conrector, stond namelijk achter mij en niet achter deze vader. Dat heeft hij vader ook duidelijk uitgelegd.

Ik schreef in mijn eerste berichtje op Twitter dat deze klacht me niets deed. Er zullen altijd ouders zijn die het niet eens zijn met jouw manier van aanpak en dit is er zo één. Helaas werd ik er wel onzeker van toen ik eenmaal thuis zat en alles liet bezinken. Ik heb nu "geluk" gehad dat zowel de collega als de conrector achter mij staan. Maar wat als dat niet zo zou zijn?

Dit verhaal is nog niet afgelopen en zal zeker nog een staartje gaan krijgen. Ik ben heel erg benieuwd, maar toch ook wel een tikje bang.

Liefs!

Oudergesprekken

Vorige week stond centraal om de oudergesprekken. Twee avonden lang was de kantine van de school omgetoverd tot een zaal met vijftig tafels; de ene kant van de tafel voor de docent en de andere kant voor de tafel voor de ouder(s) en eventueel de leerling.

Ik had dit jaar zes gesprekken, verdeeld over drie dagen. De gesprekken vielen me dit jaar alles mee. Natuurlijk komt dat omdat ik al wat ervaring had van vorig jaar. De eerste keer is altijd het spannendst, daarna zwakt die spanning wel af. Daarnaast heb ik nu ook meer contact met de ouders, doordat ik maandelijks voor een grote zaal vol ouders sta te spreken. Vooraf, in de pauze en achteraf komen de ouders een praatje maken en dat helpt een hele boel bij het verminderen van mijn zenuwen.

De inhoud van de gesprekken was voor de ouders ongetwijfeld ook een stuk waardevoller. Door alles wat ik van collega’s hoor, weet ik veel beter wat ik moet zeggen bij zo’n gesprek. Ik weet nu bijvoorbeeld dat ik voorzichtig moet zijn over de uitspraken over de richting van een leerling. Ouders willen nu al weten of ik denk dat hun kind naar het VWO kan. Hier moet ik terughoudend in zijn, want als het uiteindelijk niet lukt, kunnen de ouders met uitspraken gebruiken tegen de mentor. ‘Maar mevrouw Snelten zei dat het wel kan.’

Dit jaar had ik twee gesprekken met ouders die alleen langskwamen om even kennis te maken. De kernvakken worden de komende jaren erg belangrijk, dus het is niet gek dat ouders langsgaan bij de docenten van Nederlands, Engels en wiskunde. Het waren precies de ouders van leerlingen die heel goed staan voor wiskunde. Van tevoren vroeg ik me enorm af waarom ze zouden komen; als het niet aan de cijfers ligt, zal het wel aan mijn lesgeven liggen, dacht ik. Gelukkig vielen deze gesprekken achteraf dus enorm mee.

Ook dit jaar had ik me weer goed voorbereid voor de gesprekken. Sterker nog; ik had nog meer voorbereiding! Ik heb er al vaker over geschreven, maar de leerlingen die onvoldoende hebben gescoord voor een wiskundetoets, krijgen van mij een vragenlijst mee. Daarnaast kopieer ik ook hun toets. Deze twee kwamen bij drie van de zes gesprekken erg goed van pas.

Ik twijfelde eerst nog heel erg of ik door wilde gaan met het kopiëren van de toetsen, omdat het erg veel tijd in beslag neemt. Ik heb namelijk ook bij iedere leerling opgeschreven wat er mis ging. Omdat ik zie dat ik er zelf baat bij heb om die toetsen nog eens door te nemen, blijf ik dit zo voortzetten. Het noteren van de fouten laat ik zitten, omdat ik hier geen gebruik van gemaakt heb. Dit kan ik ook doen bij het voorbereiden van de toetsen.

Liefs!

10 stappen om... de tafeltjesavond voor te bereiden

Ik heb voor vandaag een andere draai gegeven aan mijn “10 redenen om…”-lijstjes. Vandaag geef ik tien stappen om de tafeltjesavond voor te bereiden.

Jawel… Het is weer zo ver. Vanavond krijg ik weer zeven gesprekken met ouders. Maar welke voorbereiding ging daar aan vanaf? Lees hier mijn tien stappen om zo’n gesprek voor te bereiden.

Tien stappen om de tafeltjesavond voor te bereiden:

1. Koop een kladblokje (of in mijn geval: graaf er één op uit een ladekast) en reserveer voor alle leerlingen enkele bladzijdes.
2. Soms hebben de ouders al een notitie ingevoerd waarom ze komen. Zo gaat dat bij ons op het werk. Schrijf deze notitie bij de juiste leerling.
3. Vraag aan de leerling zelf wat de reden van het bezoek is. Wat gaat er mis bij de leerling? Waar heeft hij/zij moeite mee? Noteer dat uiteraard ook in het boekje.
4. Ga in gesprek met de afdelingsleider en/of de mentor. Dit is vooral bij één leerling van mij erg nuttig. Ik had geen flauw idee waarom hij naar de tafeltjesavond wilde komen, omdat al zijn cijfers boven de 5,5 zijn.
5. Bekijk alle cijfers die de leerling gehaald heeft, zowel voor de huidige periode als de voorgaande periode(s). Deze kun je uitprinten en meenemen naar het gesprek.
6. Zoek de rapportcijfers van de andere vakken op. Hier kun je vaak ook een hoop concluderen. Is de leerling alleen slecht in jouw vak of haalt de leerling over de gehele linie slechte cijfers?
7. Ga bij jezelf na hoe het gedrag van de leerling in de klas is. Hoe is zijn/haar concentratie? Hoe is de werkhouding tijdens het zelfstandig werken? Hoe ligt de leerling in de groep? Schrijf dit ook op in het kladblok.
8. Haal je overige administratie erbij. In een multomap houd ik bij hoe vaak een leerling een boek of schrift niet bij zich heeft en hoe vaak een leerling het huiswerk niet heeft gemaakt. Als een leerling vaak zijn huiswerk niet maakt (en ook niet inhaalt) zegt dat wel iets over de leerling.
9. Bedenk alvast oplossingen. Ik vind het lastig om ter plekke een oplossing te bedenken voor eventuele problemen of moeilijkheden. Daarom bedenk ik deze van tevoren. Hierbij neem ik het heel breed: ik verzin voor allerlei mogelijke problemen een oplossing. Lukt het de leerling niet om thuis huiswerk te maken? Dan blijft de leerling ’s middags langer op school om het in een stilteruimte te maken. Heeft de leerling vaak geen huiswerk gemaakt? Dan blijft de leerling ’s middags net zo lang zitten tot alles af is. Kan de leerling zich niet concentreren achteraan de klas? Dan maak je een nieuw plattegrondje waarbij de leerling vooraan in de klas zit. Vind de leerling het moeilijk om iets te vragen? Dan vraag ik af en toe aan een leerling of hij/zij een vraag heeft. En zo zijn er nog veel meer problemen én oplossingen.
10. Verzin over iedere leerling ook iets positiefs. Bij de ene persoon is het makkelijker dan bij een ander. Maar over iedereen valt wel iets positiefs te vertellen. Schroom ook niet om deze complimenten drie of vier keer te vertellen. Hoe vaker, hoe beter. (Al is tien keer een beetje overdreven…)

Succes!

Liefs!

Zenuwen!

Vanochtend had ik ze weer: de zenuwen. Ik kan daardoor zo boos op mezelf worden. Als er iets op de planning staat wat maar een beetje afwijkt van mijn reguliere leventje dan voel ik de zenuwen door mijn hele lichaam.

En waarvoor? Voor slechts zeven simpele gesprekjes met ouders. Tenminste, dat probeer ik mezelf de hele tijd wijs te maken. Het zijn maar zeven gesprekken. Het valt best mee. Binnen tien minuten ben je van de ouders af. Hoe erg de ouders ook zijn, om 20.30 uur vanavond trek jij je jas aan en verlaat je het gebouw weer. Hoe erg kan het zijn?

In mijn ogen héél erg. Ik beeld me allerlei scenario’s in waar ik totaal niet in wíl zitten. Boze ouders, teleurgestelde ouders, verdrietige ouders, schreeuwende ouders, zwijgende ouders, ouders met rollende ogen, ouders die twijfelen aan mijn docentskills, ouders die lachend vragen hoe oud ik ben… Ieks!

Ik voor continu een tweestrijd in mijn bovenkamer. De ene stem vertelt me dus het bovenstaande, terwijl de andere stem het probeert te sussen.

“Bedenk je goed dat de ouders en jij en om dezelfde reden zitten: jullie willen beide het beste voor het kind/de leerling.”
“Je bent omring door collega’s. Als de ouders écht agressief worden, ook al is daar totaal geen reden voor, dan zijn er genoeg anderen om je heen.”
“De gesprekken duren echt maar tien minuten, hooguit met een beetje uitloop. Mochten de gesprekken echt zo rampzalig zijn, dan ben je snel weer van ze af.”
“…want wat is nou 600 seconden op een heel mensenleven?”
“Je hoeft geen slechtnieuws-gesprekken te voeren met de ouders. Don’t worry!”

En buiten dit allemaal zit het wel goed met mijn voorbereiding. Ik ben het hele lijstje af gegaan (komt over één uur op mijn blog!), ik heb alles opgeschreven, ik heb genoeg research gedaan… Én ik heb gedoucht, mijn make-up aangebracht, mijn mooiste jurk uit mijn kast gehaald en mijn schoenen schoongemaakt.

Zo erg kan het toch niet zijn?

Liefs!

Tip: Geef de ouders de ruimte (#16)

Alle tips zijn afkomstig uit het boekje “282 tips voor leerkrachten”, uitgegeven door de Algemene onderwijsbond.

Over drie weken is het week zover: de tafeltjesavonden! Daarom leek het me wel gepast om een tip uit te kiezen uit het hoofdstuk “Moeilijke ouders”.

Hoofdstuk 22, tip 3: Geef ouders de ruimte

Ouders horen niet graag slecht nieuws over hun kind. Ze kunnen hier echt van schrikken. Ouders hebben vaak even tijd nodig om het te verwerken en te accepteren. Geef ze dan ook die ruimte. Bied ze een kop koffie aan en benoem vooral ook de leuke dingen van het kind. Kom niet te snel met oplossingen, maar start met het stellen van vragen.

Ik krijg toch wel een beetje de kriebels als ik dit stukje lees. De vorige tafeltjesavond ging me vrij gemakkelijk af, maar periode 2 is voor veel leerlingen een zware periode. Dat zie ik ook aan de cijfers, die zijn een stuk lager dan aan het begin van het jaar. Het zal ongetwijfeld betekenen dat er meer ouders op de tafeltjesavond komen en er zullen waarschijnlijk ook wat minder leuke gesprekken tussen zitten.

Het is altijd vervelend om iets negatiefs te vertellen. Helemaal als het om hun oogappeltjes gaat. Van collega’s krijg ik dan ook de tip om te starten met iets positiefs. Iets over hun werkhouding, iets over hun netheid, iets over hun gedrag in de les. Mits dit positief is natuurlijk. Daarna kun je beginnen met het vervelende nieuws. Ik zou zo even snel niet weten wat het vervelende nieuws zou kunnen zijn. De schoolresultaten zijn voor de ouders zichtbaar op de schoolsite, de ouders hebben regelmatig contact met de mentor (o.a. over de werkhouding, het huiswerk etc.) en ik hoef de leerlingen en/of de ouders niet te vertellen dat een leerling naar een lager niveau wordt gezet of dat de leerling het jaar opnieuw moet doen. Ook dat is de taak van de mentor.

Maar mocht het over een paar weken toch het geval zijn dat ik slecht nieuws moet vertellen, dan wordt dit de leidraad van het gesprek:

- Starten met iets positiefs
- Eventueel nog iets positiefs
- Het slechte nieuws brengen
- De ouders te tijd geven om het door te laten dringen
- Vragen wat de oorzaak zou kunnen zijn
- Vragen, vragen en nog wat vragen (geen idee waarover)
- Bedenken van een oplossing

Als ik op de komende tafeltjesavond een dergelijk gesprek heb moeten voeren, komt er ongetwijfeld een verslag over op mijn blog.

Het aanbieden van koffie zou ik graag willen doen, maar dat is niet praktisch. We zitten met z’n allen (mijn collega’s en de andere ouders) in de aula en het koffieapparaat staat bij de ingang. Hier kunnen best lange rijen staan. Tegen de tijd dat ik terug ben met het kopje koffie staan de volgende ouders weer te wachten!

Liefs!